De Roma vindt eventfoto's in seconden

Een huis voor het volk, zes tot zeven dagen per week

De Roma is een cultuurhuis in Borgerhout: concerten in elk genre, filmvertoningen, debatavonden, circus en activiteiten voor de buurt, zes tot zeven dagen per week. Een klein professioneel team ondersteunt een veel grotere vrijwilligerswerking die de zaal avond na avond doet draaien.

Bij bijna elke activiteit loopt een fotograaf of videograaf rond. Dat archief is geen opslag maar werkmateriaal: aftershowmailings met de foto's van gisteravond, socialeposts, persbeelden en drukwerk, van magazinecover tot fotoverslag.

Welke map heeft dat pintje aan de inkombalie?

Voor Clipido kwam elk beeld binnen via een downloadlink van de fotograaf, meestal WeTransfer, en verdween het in SharePoint-mappen per datum en per seizoen. High-res en low-res werden apart bijgehouden, zonder single source of truth. Zoeken kon alleen op datum, seizoen, fotograaf of eventnaam.

Wie een thematisch beeld zocht, zoals iemand met een pintje aan de inkombalie, moest gokken bij welk concert die foto het meest waarschijnlijk genomen was en daar beginnen scrollen. Previews laadden traag, grote mappen openden nog trager, en dus kwam iedereen bij Jef terecht, omdat alleen hij wist waar te kijken.

De workaround maakte het erger. Om themafoto's later terug te vinden, kopieerde Jef beelden handmatig naar extra mappen, zoals één per seizoen voor vrijwilligersfoto's. Die selectie was nooit volledig, want ze hing af van zijn aandacht op dat moment. Jonathan, verantwoordelijk voor de digitale strategie, zag het systeem elk seizoen zwaarder worden.

Van WeTransfer-links naar één platform

De klik kwam via een post van Pukkelpop over Clipido, doorverteld door collega's. De Roma stapte over op één platform voor uploaden, taggen, zoeken, downloaden en delen. Voor Jonathan verving dat een versnipperde SharePoint-setup door één omgeving waarop de organisatie kan bouwen.

Fotografen uploaden nu rechtstreeks in een eigen uploadwerkruimte. Tagsjablonen zorgen ervoor dat hun beelden meteen met de juiste context binnenkomen, klaar voor gebruik, zonder dat iemand nog downloadlinks moet verwerken.

Het probleem van dubbele high-res- en low-res-bestanden verdween: er is één canoniek bestand per beeld, dat via zoeken overal opduikt waar het nodig is. In plaats van een starre mappenhiërarchie zoekt het team op wat er echt op de foto staat.

De test: vrijwilligers met gekke hoedjes

Jef wilde weten wat het zoeken aankon en typte 'vrijwilligers met gekke hoedjes'. De eerste vijf resultaten waren precies dat: collega's en vrijwilligers met de gekste dingen op hun hoofd. Beelden waarvan niemand nog wist in welke map ze zaten, stonden in seconden op het scherm.

Gezichtsherkenning loste een taak op die vroeger nooit af was. Neemt een vrijwilliger of collega afscheid, dan wil het team alle mooie foto's van die persoon. Vroeger betekende dat spitten door onvolledige verzamelmappen. Nu is elke persoon even doorzoekbaar als een trefwoord.

En als een zoekopdracht net niet raak is, brengt Gelijkeniszoeken uitkomst. Eén klik op een foto die in de buurt komt, en het systeem toont visueel verwante alternatieven. Het dicht de kloof tussen wat iemand zich herinnert en wat die intypte.

Zelf zoeken, zelf delen

Fotoverzoeken stapelen zich niet meer op bij één persoon. Het communicatieteam zoekt zelf, de huisvormgever pikt beelden voor drukwerk, en na vrijwilligersfeesten en uitstappen gaat er gewoon een albumlink naar de vrijwilligers.

Ook naar buiten toe loopt alles via dezelfde bibliotheek: persbeelden en partnerselecties vertrekken als deellinks in plaats van als losse bestanden. Jonathan test intussen logo-overlays en downloadacties, zoals een automatische melding om de fotograaf te vermelden bij beelden met copyright.

Op de vraag wat er zou gebeuren als Clipido wegvalt, klinkt aan beide kanten hetzelfde antwoord: dan moeten ze terug naar de oude manier van werken, en dat is een echt probleem. De winst zit ondertussen ingebakken in de dagelijkse werking.

Zoeken als nieuwe reflex

Niet iedereen paste zich meteen aan. Collega's die niet dagelijks met media bezig zijn, misten de vertrouwde mappenstructuur: die voelt veilig, ook al werkt ze op schaal allang niet meer. Wie foto's van concert X nodig heeft, zoekt eerst naar een map, niet naar een zoekbalk.

De Roma pakt dat aan met een korte presentatie bij de start van het nieuwe seizoen: zo laden wij op, zo taggen wij, en zo zoek je zelf. Het doel is zoeken even natuurlijk maken als ooit een map openen.

Voor een huis dat op vrijwilligers draait, telt dat. Het archief mag niet afhangen van wie toevallig weet waar alles staat. Het moet werken voor iedereen die op een drukke showavond het juiste beeld nodig heeft.