Verhalende assets, overal verspreid
Voor Clipido leefde het beeldmateriaal van Westmalle verspreid over SharePoint, netwerkschijven, persoonlijke harde schijven en externe partners zoals fotografen en designbureaus. Manu wist ongeveer wat er bestond, maar het juiste bestand vinden was een heel ander verhaal.
Kleine verzoeken gingen per e-mail. Grotere sets verhuisden via file-transferdiensten. Alleen een kleine noodvoorraad was goed genoeg georganiseerd zodat anderen erbij konden als Manu er niet was. De rest bleef op afspraak bij de specialist die wist waar alles stond.
Geen tijd meer verliezen met zoeken, of soms opnieuw moeten vragen omdat je iets niet vond. Daar zit de echte winst.
Manu Pauwels, Head of Marketing, Trappist WestmalleEén databank, vindbaar en deelbaar
Het doel was helder: alles in één databank brengen, het juiste beeld boven laten komen wanneer je ernaar zoekt, en het makkelijk delen met iedereen die het nodig heeft. Want elke vraag is anders: de ene journalist schrijft over de abdij en wil de abdijtoren met het logo, de andere heeft een kaas nodig. Een verdeler vraagt vandaag een fles Dubbel met glas en volgende week een sfeerbeeld. Het antwoord komt nu altijd uit dezelfde bibliotheek.
Westmalle bouwde een tagstructuur in plaats van mappen. Manu vergelijkt het met een Rubiks kubus: hang de juiste labels eraan en draai aan de dimensies tot het overzicht dat je nodig hebt verschijnt. Voor hem wint dat het met gemak van mappenbomen onderhouden.
Minder achternazitten, meer selfservice
Vandaag gaan nieuwe assets meteen bij aankomst in Clipido, getagd bij het uploaden. Partners krijgen links en halen zelf op wat ze nodig hebben: het contentbureau van Westmalle werkt intussen rechtstreeks uit een gedeelde bibliotheek van ruim 800 beelden. Minder verzoeken in Manu's inbox is het duidelijkste teken dat het werkt.
Het team schat dat ze op ongeveer negentig procent van de ideale setup zitten. Taggen evolueert nog met het gebruik, en uploaddiscipline blijft de menselijke variabele. Maar de efficiëntiewinst is echt: minder zoeken, minder opnieuw vragen, en meer tijd voor de verhalen waar Westmalle op gebouwd is.
