Eén festival, één persoon met het volledige overzicht
SuperNova is hét toonaangevende B2B-inspiratie-event van België. Internationale sprekers, Belgische founders, partnerstands en sponsoractivaties komen samen in Antwerpen voor twee intense programmadagen.
Maarten Beyens draagt de marketing- en designkant bijna volledig alleen: campagnestrategie, website, advertising en de coördinatie van de fotografen en videografen op het terrein. Als het festival live is, draait de job niet alleen om content maken. Het gaat erom dat het juiste beeld op het juiste moment bij de juiste persoon raakt.
Ik zou echt niet meer zonder kunnen. De tagstructuur maakt alles zoveel eenvoudiger. Ik heb een foto nodig, ik zoek ernaar, en ik heb hem.
Maarten Beyens, Marketing & Design Lead, SuperNova FestivalDrieëndertig mappen diep, en nog altijd op de verkeerde dag
Toen Maarten bij SuperNova begon, leefde de eventfotografie in tientallen Google Drive-mappen gesorteerd op dag, en daarna verspreid over events, sprekers en podia. Sommige albums stonden op het persoonlijke Google Photos-account van een freelancer in plaats van dat van SuperNova, wat betekende: geen centrale toegang, geen consistente structuur en geen duidelijk eigenaarschap.
Delen was even pijnlijk. Als een partner foto's van zijn stand nodig had, zocht het team handmatig door mappen, maakte het een nieuwe Google Drive-map aan en deelde die. Elke keer opnieuw. Voor de eerste editie probeerde SuperNova een extern platform dat beloofde foto's automatisch bij sprekers en pitchers te krijgen. Het werkte nooit. Het team stuurde uiteindelijk honderden beelden met de hand door, album per album.
Maarten vat de oude workflow droog samen: met Google Drive klik je door drieëndertig mappen en beland je nog altijd op de verkeerde dag.
Tags voor de deuren opengaan
SuperNova nam Clipido in gebruik als één databank voor alle eventfotografie. Voor het festival openging, zette Maarten een tag op voor elke spreker, sessie en elk podium. Wanneer foto's van de fotografen binnenkwamen, schoven ze meteen in de juiste context. Geen hernoemen, geen mappennavigatie, geen risico op verkeerd klasseren.
De tagstructuur verving de mentale kaart die hij vroeger in zijn hoofd meedroeg. Ik heb een foto nodig, ik zoek ernaar, en ik heb hem, zegt hij. Die eenvoud is precies het punt.
Visueel zoeken voegde nog een laag toe. Toen het designteam een foto van de SuperNova-bar nodig had voor een brochure, of het partnershipteam een sponsor wilde tonen hoe zijn stand erbij stond, typte Maarten een beschrijving en had hij in seconden resultaat. Geen mappaden om te onthouden.
Eén getagde foto, elk gezicht in de bibliotheek
Gezichtsherkenning werd de grootste operationele verschuiving. Vroeger betekende een fotoalbum voor een spreker bouwen: scrollen door honderden beelden op zoek naar de juiste gezichten. Met Clipido tagde Maarten één foto per spreker. Het systeem vond die persoon automatisch terug in de hele bibliotheek.
Een volledig sprekersalbum bouwen en delen werd één klik. Wat vroeger uren handmatig selecteren was, werd een workflow die het team kon draaien terwijl het festival nog bezig was.
Maarten omschrijft Clipido als de kracht van Google Drive gecombineerd met de albumdistributie van Flickr, met serieuze AI-gezichtsherkenning erachter.
Realtime op de mainstage
Op de mainstage is de tijdsdruk het scherpst. Fotografen uploaden doorheen elke sessie. Omdat de sessietags al klaarstaan, kunnen foto's beoordeeld en geklasseerd worden zodra ze binnenkomen. Het doel is simpel: een post live krijgen voor de spreker het podium verlaat.
In vijfennegentig procent van de gevallen lukt dat. Een foto komt binnen, landt op de juiste sprekerstag en staat op social media terwijl het publiek nog in de zaal zit.
Voor pitchsessies werd dezelfde tag-eerst-aanpak overgenomen van het jaar ervoor, dit keer binnen Clipido in plaats van handmatig gestructureerde Google Drive-mappen. Sneller, en veel minder foutgevoelig.
Gecontroleerde toegang als de gastenlijst anders is
SuperNova organiseert meer dan één soort event. Voor An Evening with Arnold Schwarzenegger, een aparte high-profile show, moest de fototoegang strak beheerd worden. Elke upload ging in een reviewwachtrij. Maarten markeerde elk beeld als publiek, privé of in afwachting. Behind-the-scenes-beelden, crewmomenten en backstagefoto's bleven privé. Slechts een handvol werd vrijgegeven voor verdeling onder bezoekers.
Aan de bezoekerskant activeerde SuperNova gedeelde galerijen met gezichtsherkenning. Meer dan twaalfduizend festivalbezoekers konden foto's van zichzelf terugvinden zonder account aan te maken of het team te contacteren. De nauwkeurigheid verraste zelfs Maarten: zelfs beelden waarop iemand amper zichtbaar is, leveren nog een correcte match op.
Na het festival blijft dezelfde bibliotheek renderen. Partnerverzoeken die vroeger zoeken door tientallen mappen betekenden, duren nu seconden. Brochuredesign, website-updates en persselecties putten allemaal uit één doorzoekbaar archief.
