Nerdland Festival houdt festivalfoto's georganiseerd op schaal

Van podcast naar 30.000 bezoekers

Working Class Heroes is een management-, boekings- en productiebedrijf voor voornamelijk comedians en creators. Lieven Scheire, Wouter Deprez, Jens Dendoncker en Xander De Rycke staan op de roster, naast podcasts zoals Welcome To The AA, de volksjury en Nerdland.

Die podcast groeide uit tot Nerdland Festival: een groot wetenschapsfestival met bekende gasten, exposanten en tienduizenden bezoekers. Lana Deldycke, Promotions Manager bij Working Class Heroes, volgt de communicatie rond liveshows, events en merchandise op en werkt samen met het promoteam om de verkoop op gang te houden.

Dropbox-links, dubbele uploads en niets om op te zoeken

Vóór Clipido stuurde de vaste foto- en videocrew Dropbox-links na elke show of festivaldag. Het promoteam downloadde alles en uploadde het opnieuw naar de eigen Dropbox. Na verloop van tijd werd dat een archief dat niemand kon doorzoeken, en een doolhof van mappen per jaar, per event en per wie ze het laatst had aangemaakt.

Met drie nieuwe teamleden op komst en een festival van dertigduizend bezoekers op de planning was dat model niet meer schaalbaar. Voor Nerdland Festival betekende dat: iemand moest alle foto's in Dropbox handmatig doornemen en ordenen in min of meer logische mappen. Geselecteerde foto's van sprekers en gasten kwamen vaak veel te laat online, wanneer het moment al voorbij was.

Uploadformulieren, tags en zoeken dat iedereen kan gebruiken

Clipido werd de primaire fotodatabank, zeker voor festivals waar gezichtsherkenning en AI-zoeken het zwaarst doorwegen. Uploadformulieren en tagsjablonen bepalen hoe beelden binnenkomen, nog voor iemand kan discussiëren over mapnamen. Locatie, datum en showcontext gaan één keer mee en blijven overal consistent.

Lana omschrijft de kernwinst als overzicht, gebruiksgemak en zoeken. Beschrijf de foto die je in gedachten hebt en negen op de tien keer komt hij boven. Kleurcodes helpen AI-resultaten te onderscheiden van handmatig getagd materiaal, en zodra die logica duidelijk is, gaat het team snel verder.

Het hele kantoor heeft toegang. Voor Nerdland zag één gedeelde map zevenentwintig leden tijdens het festival, van promo en marketing tot de foto- en videocrew. Een gids van één pagina die Lana vooraf schreef was genoeg. Niemand kwam terug met de melding dat iets onvindbaar was.

Fotografen uploaden live vanop het terrein

De verschuiving versnelde met Clipido-werkruimtes. Voor het festival verzamelde Lana de e-mailadressen van de fotografen, gaf ze toegang en een korte how-to. Vanaf dan uploadden ze rechtstreeks vanop het terrein in plaats van links te sturen die iemand anders opnieuw moest uploaden en sorteren.

Fotografen konden dag- en fotograaftags toevoegen; het promoteam deed de rest. Dat was een fractie van het handwerk dat Dropbox op elke festivaldag vroeg. Lana had verwacht dat het volume aan fotomateriaal en de snelheid waarmee er geüpload en gedownload werd, misschien invloed zou hebben op de werking van Clipido, maar het platform liet geen steken vallen en bleek uiterst betrouwbaar.

Gastenfoto's binnen het uur, partners die zelf aan de slag gaan

Gezichtsherkenning veranderde hoe snel gastenfoto's het gebouw konden verlaten. Selecteer de juiste gezichten, zet de beelden in een map en deel binnen het uur na een show, terwijl gasten nog aan het posten zijn en het merkmoment nog leeft. Het jaar ervoor was diezelfde workflow handmatig, traag en onvolledig.

Exposanten, sprekers en standhouders krijgen in de loop van het weekend een Clipido-link per e-mail. Gezichtsherkenning laat hen hun foto's terugvinden, zonder klachten over ontbrekende standfoto's. Zoeken op standnaam of visuele gelijkenis verving het graven door duizenden bestanden.

Dezelfde bibliotheek, het hele jaar door

Nerdland Festival is de intensieve usecase, maar Working Class Heroes houdt Clipido het hele jaar door draaiende. De website updaten met verse foto's kostte vroeger bijna een dag zoeken. Nu is het één zoekopdracht en klaar. Partnerdossiers, persmateriaal en artiestenassets putten uit dezelfde doorzoekbare bibliotheek.

Het team breidt Clipido uit naar meer artiestenwerk buiten de festivalcontext, om dezelfde reden: alles is makkelijker te vinden, taggen en delen zonder aangewezen archiefbewaarder.

Vraag Lana om één woord en ze twijfelt niet: lifesaver.