Tweehonderd collega's, één fabriek voor rolluiken, zonwering en ventilatie
Wilms ontwerpt en produceert rolluiken, zonwering en ventilatiesystemen in Meerhout. Tweehonderd collega's werken op de site, twee derde daarvan op de productievloer, goed voor zo'n 50.000 rolluiken, zonweringen en ventilatiesystemen per jaar.
De rest zit in commerciële en marketingfuncties, want Wilms verkoopt B2B: elk product gaat de markt op via een uitgebreid verdelernetwerk in België, Nederland en Scandinavië. Dat netwerk heeft evenveel aan productfoto's als aan prijslijsten en technische fiches.
Vergeet je oude boomstructuur: we dumpen gewoon alle foto's in één grote bak, taggen die, en vanaf dan kan je naadloos en probleemloos je hele fotodatabase raadplegen. Dat was toch wel een openbaring voor ons.
Een mappenstructuur die alleen marketing kon lezen
Voor Clipido stonden alle foto's op een interne server, in een boomstructuur die Wim Lenaers zelf eerlijk omschrijft: vooral logisch voor wie ze had opgebouwd. Een beeld terugvinden betekende eerst de mappenlogica kennen, want zoeken op wat er echt op een foto stond of waar ze genomen was, kon niet.
Dat kostte wat. De server nam veel plaats in en stond los van de rest van de infrastructuur, waardoor het IT-team van Wilms niet gerust was in die opstelling. Nieuwe collega's in het groeiende marketingteam moesten een steile leercurve door om gewoon een foto terug te vinden, en zelfs mensen die er al jaren werkten, twijfelden weleens over een oude foto: was die shoot van 2021 of van 2022? Niemand die het met zekerheid wist.
De zwaarste kost lag bij de verkoop. Foto's kwamen nooit vanzelf van de server af. Een vertegenwoordiger die een close-up van een bepaald rolluik nodig had voor een klant, mailde marketing en wachtte tot iemand het archief doorzocht en het bestand doorstuurde. Diezelfde selfservice aanbieden aan een echte klant stond nog niet eens ter discussie.
Wilms had al een dealerplatform, Wilms World, voor prijslijsten, technische fiches en ander referentiemateriaal, met een rubriek marketing voor fotografie. Maar die beelden stonden er als statische downloads: een zipbestand met vijftien foto's van rolluiken, een ander met vijftien screens, nog een met zonnetenten. Verdelers downloadden wat er in de zip zat, en wat erin zat, bleef zo tot iemand het handmatig verving.
Van een vaste momentopname naar een levende bibliotheek
Clipido verving dat statische model door een bibliotheek die het marketingteam voortdurend actueel houdt. Komt er een nieuwe shoot binnen, dan staan de beelden binnen twee dagen doorzoekbaar online: beschikbaar op het moment dat een vertegenwoordiger of verdeler ze nodig heeft, niet wanneer iemand toevallig tijd vindt om een zipbestand te vervangen.
Het werkt ook omgekeerd. Verdwijnt een product of een kleur uit het gamma, dan haalt marketing die beelden weg of ontpubliceert ze, zodat niemand nog een foto downloadt van iets dat niet meer te koop is. De bibliotheek volgt de actuele catalogus, in plaats van een archief dat stilletjes veroudert.
Vier doelgroepen, één bibliotheek, en er komt nog één bij
Wim telt vier groepen die intussen met de bibliotheek werken. Marketing zelf gebruikt ze dagelijks, voor social, advertenties, online en print. Het commerciële team, de vertegenwoordigers, haalt er beelden uit voor klantvragen, presentaties en prospectie, om exact te tonen hoe een product afgewerkt oogt nog voor een deal rond is.
Externe partners vormen de derde groep. Vroeg een advertentiepartner beelden van rolluiken, dan was Wilms al gauw een uur bezig met bestanden verzamelen, formaten omzetten en doorsturen. Die partner krijgt nu rechtstreeks toegang om zelf te zoeken en te kiezen, en Wim merkt dat hun ervaring soms een beter werkend beeld naar boven haalt dan marketing zelf zou kiezen.
De vierde groep moet nog volgen: Wilms wil zijn B2B-verdelers rechtstreekse toegang geven via het bestaande klantenportaal, tot precies de productbeelden die voor hen relevant zijn, niets van een intern event of een personeelsshoot. Beeld weegt elk jaar zwaarder door, voor Wilms zelf en voor de verdelers die hun showroom en social media uitbouwen, en Wim wil die selfservice er snel door omdat snelheid telt: kan een verdeler geen foto van Wilms vinden, dan is Google maar één klik ver, met een generiek stockbeeld of een AI-beeld tot gevolg in een artikel dat eigenlijk over een echt product van Wilms had moeten gaan.
Gezichtsherkenning groeit mee met het gebruik
Wilms is in de eerste plaats een productenbedrijf, dus gezichtsherkenning wordt minder gebruikt dan zoeken op product. Maar Jill Cruysberghs, de meest actieve gebruiker van de bibliotheek, ziet de meerwaarde groeien. Ze vond ooit een collega via de bestandsnaam, waarna Clipido voorstelde om die persoon te taggen. Elke tag zoals die maakt de volgende zoekopdracht voor die persoon makkelijker. Wim verwacht dat de winst zich opstapelt: over een jaar of twee zou alle foto's van iemand die na jaren dienst vertrekt, ophalen een zoekopdracht moeten zijn, geen speurtocht.
Nu al helpt het bij lichtere, terugkerende taken: het interne magazine samenstellen, een kalender maken met de juiste gezichten, of dat ene verzoek beantwoorden waarvoor je vroeger door honderd foto's scrolde om iemands recentste foto te vinden voor een update op LinkedIn.
